Organisatiestructuur en werkwijze

• In de academische school Limburg is het doen van onderzoek naar de competenties van docenten in innovatieve projecten een middel om de professionaliteit van docenten te verbeteren en daardoor de schoolontwikkeling te bevorderen.
• Deze weg is ingeslagen door allen die zich geconformeerd hebben aan de projectdoelstellingen en geconcretiseerd in de aanpak van het opstarttraject door de zes deelprojectteams.
  

2. Structuur

Besturenoverleg
Het besturenoverleg draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het project. Het bestaat uit de penvoerder en representanten van de besturen. Toegevoegd als adviseur zijn de directeur van Fontys Lerarenopleidingen Sittard en de programmaleiding.

Programmaleider
Belast met de dagelijkse leiding van de dieptepilot

Programmaraad
Wetenschappelijk adviesorgaan van het besturenoverleg en de programmaleiding

Directieoverleg
Overleg orgaan waarin de directies van de betrokken scholen geïnformeerd worden over ontwikkelingen in de dieptepilot en waar allerlei inhoudelijke, financiële en organisatorische zaken vanuit schoolperspectief aan bod komen.                                                                                                                 

Docentenopleidingen
Primair zijn ze partners inzake opleiden in de school. Daarnaast leveren ze deskundigheid en ondersteuning aan de deelprojecten. Ook verzorgen ze scholing.

Universiteiten
Ze leveren wetenschappelijke deskundigheid, ondersteunen het onderzoek en leveren scholing.

Deelprojectteams
De zelfsturende deelprojectteams zijn de basis van het project. Zij zorgen voor stabiliteit en continuïteit. De taken en de verantwoordelijkheden van de teams zijn uitgebreid en veelzijdig. De programmaleiding doet als sturende factor een stapje terug.

Teams bestaan uit een teamleider en meerdere contactpersonen, representanten van de deelnemende scholen. De deelprojectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering en de verantwoording van zijn/haar deelproject. De contactpersonen overleggen frequent met hun directies om geplande projectactiviteiten op de wensen, behoeften en mogelijkheden van de school af te stemmen. Daarnaast overleggen de directies ook met het team als geheel onder leiding van de deelprojectleider .


Volgdocenten
Elke school levert per deelproject een of meerdere volgdocenten. De volgdocenten worden niet ingelijfd bij de teams waardoor - zoals eerder de bedoeling was - één groot team zou ontstaan van docenten uit verschillende scholen. Volgdocenten worden waar nodig toegevoegd aan de teams waardoor er een extra laag in de organisatie van de teams ontstaat. Hierdoor wordt een grotere flexibiliteit bij de inzet van volgdocenten mogelijk.

Contactpersonen sturen de volgdocenten aan. Aan die sturing worden duidelijke eisen gesteld om te voorkomen dat teamprojecten verwateren tot een losse verzameling van schoolgebonden projecten. Volgdocenten dragen op een herkenbare wijze bij aan de realisering van de doelstellingen van het project, zowel wat betreft de input (scholing) en output (activiteitenplan). De wijze waarop dat vorm krijgt wordt op deelprojectniveau vastgesteld.

3. Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden van programmaleiding, programmaraad en directies van scholen en opleidingen blijven gehandhaafd conform de afspraken in de projectaanvraag.

Aanvullingen:

• De programmaleiding zorgt voor een adequaat controleprotocol om de realisering van de doelstellingen van het project te bewaken. Ook zorgt de programmaleiding voor een infrastructuur waarbinnen de teams adequaat kunnen opereren . Belangrijk daarbij is de structurele ondersteuning door deskundigen van lerarenopleidingen en universiteiten.
  
• De directies van de scholen voorzien in structureel (bijv. maandelijks) overleg met hun contactpersonen om de afstemming tussen projectactiviteiten en de schoolsituatie te bespreken. Daarnaast onderhouden ze eveneens structureel contact met de deelprojectleiders.
  
• De deelprojectleider is vooral teamleider. Deze rol is in de afgelopen maanden reeds verder uitgekristalliseerd. Teamleiders managen hun team, ze denken innovatief, ze organiseren bijeenkomsten, ze stimuleren hun teamleden en ze regelen contacten en informatiestromen met de buitenwacht. Ze houden een inhoudelijke en financiële administratie bij.
  Naast die rol zal in de voorgestelde opzet de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelen meer op hun schouders gaan rusten. Ook wordt hun distantie ten opzichte van de individuele scholen groter. De teamleider werkt en denkt bovenschools.
  
• De contactpersonen geven samen met hun teamleider vorm aan het deelproject. Het team ontwikkelt het onderzoek, organiseert zijn eigen scholing en ondersteuning en bewaakt de realisering van de taken van het deelproject. 
  •  De contactpersonen onderhouden structureel contact met hun directie.
  • Ook informeren ze volgdocenten over de ontwikkelingen in het team. Ze betrekken volgdocenten bij de voorbereiding van de concrete plannen.
  • Ze organiseren en bewaken de inzet van volgdocenten op hun school bij de uitvoering van de projectactiviteiten.
    
    
• De volgdocenten voeren projectactiviteiten uit binnen hun eigen school.
• Waar mogelijk geven ze ook zelfstandig mede vorm aan de uitvoering van onderzoeksactiviteiten (opstellen van enquêtes en interviews).
• De scholing van de volgdocenten is afgestemd op hun specifieke wensen (vraaggestuurd) en wordt in overleg met het team georganiseerd.
• Volgdocenten worden opgenomen in het register van deelnemers aan de academische school in verband met de financiële verantwoording. Ze moeten een inschrijfformulier inleveren.

4. Eisen :
De eisen aan de projectdeelnemers voor wat betreft het academische gehalte en de uitvoering van de projectactiviteiten blijven gehandhaafd conform de projectaanvraag. We maken daarbij een onderscheid tussen

• Eisen aan de input zijde: scholing
• Kwantitatief: de in de aanvraag genoemde aantallen docenten (minimaal 15 per deelproject) dienen te worden geschoold om voldoende academisch draagvlak te creëren
• Kwalitatief: in overleg met programmaraad zal worden gekeken naar een maatstaf om adequate scholing van betrokken personeelsleden te definiëren.
  
• Eisen aan de output zijde: activiteitenplan
• Kwantitatief: de activiteiten moeten gerealiseerd worden op de afgesproken tijdstippen
• Kwalitatief: Er moeten kwaliteitsnormen voor de aangeleverde producten en uitgevoerde opgesteld worden. Ook hiervoor schakelen we de programmaraad in. Teams kunnen ook zelf kwaliteitsbewaking organiseren via hun professionele ondersteuners.
  
  

5. De rol van de ondersteuners
Het succes van de academische school wordt bepaald door de intensieve samenwerking tussen scholen, lerarenopleidingen en universiteiten. In onze nieuwe opzet wordt de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van die contacten dichter bij de teams gelegd. Dit heeft vooral te maken met de themaspecifieke ondersteuning en de vraaggestuurde scholingswens van de deelprojectteams. Daarnaast heeft de programmaleiding tot taak om teams te ondersteunen bij het leggen en onderhouden van die contacten. Ook ligt er de plicht vanuit de projectaanvraag om structurele en overkoepelende afspraken met de betrokken instellingen aan te gaan.

In de specifieke uitwerking van de voorgestelde structuur zal de relatie met lerarenopleidingen en universiteiten nader omschreven worden. Reeds bestaande afspraken tussen teams en hun ondersteuners worden gewoon gecontinueerd en verder uitgebouwd.


6. Facilitering
Afspraken over de facilitering worden op maat gemaakt in overleg met de schooldirecties.

Taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen

Als gevolg van de herstructurering van de dieptepilot Academische School Limburg is de positie van deelprojectleiders, contactpersonen, volgdocenten en schooldirecties gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke plannen. De grotere zelfstandigheid van de teams en de ruimere flexibiliteit bij de inzet van schoolpersoneel dwingt ons tot een herbenoeming of concretisering van een aantal taken en verantwoordelijkheden. De verantwoordelijkheden van programmaleiding, programmaraad en directies van scholen en opleidingen, deelprojectleiders blijven in principe gehandhaafd conform de afspraken in de projectaanvraag van maart 2006 en de afspraken die op basis daarvan gemaakt zijn. In deze brief worden taken en verantwoordelijkheden op een aantal punten aangescherpt.


Taken en Verantwoordelijkheden


Besturenoverleg : Het besturenoverleg krijgt door de vernieuwing van de opzet geen nieuwe of andere taken dan de taken die in de projectaanvraag reeds geformuleerd zijn. De bestuursleden dringen er wel op aan om in de structuur extra garanties in te bouwen om de bewaking van het academisch proces te garaderen.

Taken:

1. Bestuurlijke eindverantwoordelijkheid 
2. Het formeel toewijzen van de deelprojecten aan scholen 
3. Het bewaken van de voortgang van het totale project 
4. Frequent overleg met de programmaleider/adviseurs
   
   

De programmaleiding zorgt voor een adequaat controleprotocol om de realisering van de doelstellingen van het project te bewaken. Ook zorgt de programmaleiding voor een infrastructuur waarbinnen de teams adequaat kunnen opereren. Belangrijk daarbij is de structurele ondersteuning door deskundigen van lerarenopleidingen en universiteiten. De programmaleider geeft tevens richting aan de inhoudelijke discussie en inventariseert de potenties van de academische school conform de fundamentele vraagstelling van het ministerie.

Taken :

1. Vaststellen van de jaaragenda met verantwoordingsmomenten en vaste overlegdata
2. Opstellen van een schriftelijk controle protocol m.b.t. 
   Organisatorische verplichtingen 
   Inhoudelijke verplichtingen 
   Financiële verplichtingen
3. Vastleggen van afspraken met ondersteuners en adviseurs ten behoeve van de teams
4. Vaststellen van de scholingsagenda
   
   

De programmaraad is het wetenschappelijk klankbord voor de betrokkenen van de academische school. De voornaamste taken zijn :

1. Vaststellen en bewaken van het academisch niveau
2. Toezien op de borging van het academisch niveau
3. Participeren aan de uitwisseling van informatie en ideeën
4. Advies geven bij teamspecifieke onderzoeksproblematiek
5. Controle en beoordeling van processen en producten

De directies van de scholen. Als leiding van de academische school dienen ze vooral academisch leiderschap uit te dragen door :
1. Voorwaarden te creëren voor het implementeren van het academisch proces in het algemeen
2. Vorm en inhoud te geven aan de vier karakteristieke processen en hun integratie,
3. Zorgen voor de borging van het academisch karakter in hun organisatie
4. Het academisch karakter van hun school intern en extern uit te dragen

Door de complexe organisatorische structuur met deelname van een school aan meerdere deelprojecten ligt er ook een belangrijke coördinerende taak bij de schoolleiding :
1. Expliciet afstemmen van onderzoeksactiviteiten door verschillende deelprojecten op de potenties en mogelijkheden van hun school
2. Inspelen op vragen en problemen van de deelnemende personeelsleden

De deelprojectleider is vooral teamleider. Deze rol is in de afgelopen maanden reeds verder uitgekristalliseerd. Deelprojectleiders managen hun team, ze denken innovatief, ze organiseren bijeenkomsten, ze stimuleren hun teamleden en ze regelen contacten en informatiestromen met de buitenwacht. Ze houden een inhoudelijke en financiële administratie bij.
Naast die rol zal in de voorgestelde opzet de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelen meer op hun schouders gaan rusten. Ook wordt hun distantie ten opzichte van de individuele scholen groter. De deelprojectleider werkt en denkt bovenschools. Hun taken pakket :

1. Organisatorisch :
Teambuilding
Beleggen van teamvergaderingen (een keer per maand) 
Zorgen voor een goede taakverdeling binnen het team 
Inplannen overlegmomenten 
Inhuren en inzetten van expertise

2. Inhoudelijk 

Kwartaalrapportage 
Bewaken van het scholingstraject en deskundigheid 
Bewaken van het activiteitenplan

3. Financiën 

Verzamelen van de wekelijkse gespecificeerde declaraties van 
Cp’s
Volgdocenten 
Ondersteuners 
Invullen en controleren van de verzamelstaten